Hybride møter gir hodebry, men er kommet for å bli
Innlegg av: Hanne Mari Førland, Seniorrådgiver i A-2
Før 12. mars 2020 var det i mange virksomheter vanligst å gjennomføre møter der alle var til stede i sammen rom. Det fantes selvsagt unntak, men ofte var holdningen at digitale møter ikke fungerte særlig bra. Det var en forventning om at man møtte fysisk, hvis det var praktisk mulig.
Så kom pandemien med hjemmekontor for oss med kontoroppgaver. I Arbeidslivsbarometeret 2020 oppga 41 prosent av arbeidstakerne at de hadde blitt pålagt hjemmekontor som følge av koronautbruddet. Det førte til at møter måtte gjennomføres digitalt. I perioden frem til at restriksjonene ble lettet på tidlig på høsten -21, deltok jeg på hundrevis av møter. Men bare en håndfull av dem var tradisjonelle, fysiske møter. Korona endret vår møteform radikalt. Hvordan vil vi holde møter når samfunnet igjen åpner opp etter restriksjonene om hjemmekontor?
Gjemmekontor er bare så 2019
Det har i mange sektorer vært en manglende tillit til folk som har ønsket å jobbe hjemmefra. Mistroen gikk på om de vil jobbe like effektivt der, eller om det i praksis var et gjemmekontor. Når betydelige deler av arbeidsstyrken nå har måttet jobbet på hjemmekontor, tyder alt på at produktiviteten og aktiviteten i arbeidslivet likevel har vært høy. Dette stemmer med tidligere forskning (Høringsnotat om forslag til endring i forskrift om arbeid som utføres i arbeidstaker hjem, april 2021).
Vi har tatt møtene med hjem
Digitale møter er en av de viktigste årsakene til at folk har fått gjort jobben sin i pandemien. Møter er en sentral del av arbeidshverdagen for mange og de digitale møtene har gjort det mulig å løse arbeidsoppgavene. Møter gjør det heller ikke så lett å gjemme seg for de som måtte ønske det, verken fra sjefens eller kollegaers blikk. Å jobbe hjemmefra er dermed utvidet fra å jobbe på hjemmekontor, til at hjemmet også er et møterom. Dessuten er det ikke bare innenfor hjemmets fire vegger at arbeidet kan utføres – det kan være hvor som helst.
Hybride møter gir hodebry
I høst var det mulig å jobbe mer på arbeidsplassen igjen – som en forsmak på hvordan arbeidshverdagen blir etter pandemien. Og da dukker spørsmålet opp: Hvordan skal møtene holdes nå? Hvilke møter kan være fysiske? Eller digitale? Og i hvilken grad skal vi gjennomføre møter hybrid, der noen deltakere er fysisk til stede og andre er med digitalt?
Vi har årelang erfaring med fysiske møter og har i pandemien fått et krasj-kurs i digitale møter. Men hybride møter har vi liten erfaring med. Mange nøler og synes det er krevende å gjennomføre disse på en inkluderende og effektiv måte, og vi fomler med utstyr og teknologi. Vi fikser de digitale møtene nå, men orker vi å lære oss de hybride?
Hybride møter er kommet for å bli
Hybride møteformer egner seg ikke i alle sammenhenger, men gjør at flere kan delta, uavhengig av hvor i verden man befinner seg. Dermed sparer møtedeltakere både tid og penger – og det reduserer presset på samferdsel og det klimatiske fotavtrykket. Dessuten er hybrid deltakelse aktuelt når det må tas hensyn til smittevern.
For å få hybride møter til å bli en naturlig del av den nye arbeidshverdagen, må passende utstyr og møteromsfasiliteter på plass. Det viktigste er likevel at ansatte får veiledning og opplæring i bruk av utstyret og i å gjennomføre hybride møter på en ivaretakende måte for både de som er fysisk og digitalt til stede. Slik kan hybride møter være en del av arbeidsformen når samfunnet igjen åpner opp.
Jeg mener at virksomheter som satser på å mestre alle tre møteformer, både fysiske, hybride og digitale, vil vinne på dette . Her er Drammen en foregangskommune. Kommunen tester nå ut hva som skal til for å få hybride møter til å fungere inkluderende og effektivt for sine ansatte. A-2 bistår dem i dette spennende arbeidet, i prosjektet Bedre digitalt samspill.
Hva kan A-2 hjelpe med?
Vi er et sterkt fagmiljø på organisasjonsutvikling, endringsledelse og digital transformasjon. Vi brenner for å jobbe med endring – på en helhetlig, gjennomtenkt og involverende måte, med testing, erfaringsinnhenting og aktive valg. Både i Drammen kommune og Lånekassen har vi oppdrag som ser på den nye arbeidshverdagen og hva den vil medføre av endringer i arbeidsformer, ledelse, kompetansebehov og kultur. Det er ingen fasitsvar, men mulighetsrommet er stort.
Har du spørsmål til hvordan dere kan ta tak i nye arbeidsformer og hybride møter i din virksomhet? Ta kontakt med Hanne Mari Førland og Ann-Christine Moberg.
Hanne Mari er utdannet samfunnsviter, med master i samfunnsgeografi. Hun har mer enn 20 års erfaring som program-, prosjekt- og prosessleder i offentlig sektor, både på statlig og kommunalt nivå. Hennes kompetanseområder er endringsledelse, virksomhetsutvikling, strategiprosesser, analyser, prosjektstyring og prosjektledelse.
Før hun begynte i A-2 kom hun fra stillingen som utviklingssjef i Bydel Grorud i Oslo kommune. Tidligere har hun jobbet i Norges forskningsråd, Innovasjon Norge, Kommunal- og regionaldepartementet og Statskonsult, samt som selvstendig konsulent.
Ann-Christine har en Bachelor of International Business og har mer enn 20 års erfaring som leder, prosess- og prosjektleder innenfor virksomhets- og organisasjonsutvikling.
Ann-Christine er sertifisert endringsleder (CCMP) og prosjektleder (PMP), hun har undervist i begge fagdisiplinene og legger stor vekt på å bygge praktisk endringskompetanse hos ledere og nøkkelpersoner i endringsprosesser. Hun har også undervist i teamutvikling, styrkebasert ledelse, forhandlingsteknikk og fasilitering.
Før hun begynte i A-2 har hun arbeidet i blant annet Accenture, Hafslund og ErgoGroup.
