Deichman tar et nytt og stort skritt inn i Oslobibliotekenes nye virkelighet
Av: Aud Schønning, Seniorrådgiver i A-2
Deichman bibliotek har de siste årene gjennomført en omfattende og imponerende omstilling og tjenesteutvikling, både ved de 21 lokalbibliotekene som er plassert rundt i Osloregionen, og ved Hovedbiblioteket som fram til årsskiftet lå på Hammersborg.
Torsdag den 18. juni 2020 åpner det nye Hovedbiblioteket i Bjørvika som nå står klart etter mer enn 10 års prosjektering og planlegging.
Bakgrunn
Lokalbibliotekene
I dag har Deichman 21 lokalbibliotek. Disse har mange ulike profiler som eksempelvis serieteket på Grünerløkka (Norges største tegneseriesamling), spesialbiblioteket for barn og unge, Biblio Tøyen som har vunnet flere digitaliseringspriser, og det nye Deichman Stovner som ligger i Stovner Senter og har blitt et nytt samlingspunkt for unge i bydelen.
Hovedbiblioteket – Deichman Bjørvika
Ledelse og ansatte ved Hovedbiblioteket tar sommeren 2020 et stort skritt inn i en ny virkelighet som også er digital, der man både skal betjene sitt publikum på nye områder og utføre eksisterende tjenester på en ny og forbedret måte. I Bjørvika vil det tidligere Hovedbiblioteket få en profil som ligner lokalbibliotekene, men samtidig være tilpasset sin rolle som et sentralt bybibliotek der man skal yte flere og annerledes tjenester.
Bibliotekoppdraget ble endret ved at det kom en ny biblioteklov fra 01.01 2014 som ble fulgt opp med en ny nasjonal bibliotekstrategi. Oslo kommune vedtok at det nye Hovedbiblioteket skulle ha et årlig publikumsmål på 2,0 millioner besøk mot datidens 350.000 årlige besøkende, og det ble utarbeidet og vedtatt en bibliotekplan for perioden 2014-2018 med tittel «borgernes bibliotek».
Dette var starten på Deichmans store endringsreise som medførte en stor omstilling for mange av de ansatte. Det var derfor behov for en grundig og strukturert prosess for at de ansatte skulle forstå hvilken endring som måtte til, hvilke rolle de skulle ha og hvilke oppgaver de skulle utføre for at visjonen om det nye biblioteket skulle bli en virkelighet.
Bakgrunn
Endringsreisen
Målet for endringsreisen var å gå fra en virksomhet med håndtering av bøker og tradisjonelle medier som den fremste oppgaven til en ny arbeidshverdag med fokus på aktiviteter der opplevelser, arrangementer og medskaping skulle stå i sentrum. Dette måtte skje innenfor eksisterende kostnadsrammer.
Biblioteket la opp til en betydelig spissing og spesialisering av sine tjenester, noe som medførte at den enkelte ansatte skulle betjene færre ulike oppgaver enn tidligere. Samtidig skulle alle kunne bistå i de enkleste, generelle oppgavene i bygget. Det ble i større grad lagt opp til ferdig definerte publikumstjenester, noe som medførte at de fleste ansatte etter hvert skulle bruke mer tid ute blant publikum og mindre tid på forberedelser og tjenesteutvikling.
Det ble opprettet en egen seksjon for arrangementer, en for publikumstjenester og en annen seksjon som skulle ta seg av nødvendig samlingsutviklingen. Samtidig skjedde det en betydelig digitaliseringsprosess ved biblioteket. I forbindelse med flytting til Deichman Bjørvika skulle det også stå klart et digitalt sorteringsanlegg for bøker.
Omstillingsprogrammet, som gikk over en periode fra 2015-2018, var prosessorientert der det var vekslinger mellom kartlegging av informasjon fra alle avdelinger og ansatte (arbeidsprosesser, arbeidsområder, oppgaver, tidsforbruk, spørreundersøkelser for tilbakemeldinger, kompetansekartlegging mv) og møtevirksomhet i form av workshops, rådslagsmøter og ledersamlinger.
I mai 2017 satte Deichman i gang arbeid etter ny organisasjonsplan. På dette tidspunktet var omstillingen og innplassering i ny organisasjonsstruktur fullført. Deichman var imidlertid fortsatt en del av Kulturetaten i Oslo kommune, men ble skilt ut som egen etat fra 1.1.2018. Dette medførte at det ble nok en endringsprosess sommeren og høsten 2017, denne gangen med fokus på administrative oppgaver og tjenester.
Mye var på plass ved oppstart, mens en del har blitt videreutviklet og tilpasset ytterligere i perioden 2018-2020. Sannsynligvis er det fortsatt interne rutiner og oppgavefordelinger som kan utvikles videre, men det meste er gjort. Uansett framstår Deichman ved åpningen nå i juni 2020 som et moderne folkebibliotek med nye tjenester basert på nye behov i samfunnet.
A-2 gratulerer
Det er all grunn til å gratulere ledelse og alle ansatte med resultatene.
Hva kan vi lære av endringsreisen på Deichman
På Deichman hadde man en toppledelse som hadde en klar visjon og et klart mål for omstillingen. Ledelsen stod støtt på kursen gjennom hele prosessen. Samtidig ble det lagt stor vekt på dialog med de ansatte. Det ble derfor lagt opp til jevnlige, uformelle rådslagsmøter med tillitsvalgte og vernetjeneste, noe som gradvis utviklet en god og meget verdifull informasjonsflyt mellom tillitsmannsapparatet og ledelsen. Det ble dessuten praktisert en «åpen dør politikk», dvs. at ledelsen hele tiden tok imot henvendelser fra ansatte. En stor del av de ansatte var direkte involvert i workshops og møter og fikk derfor et eierforhold til de nye løsningene. Individuelle samtaler med alle ansatte flere ganger i løpet av prosessen forsterket dialog og styrket samholdet.
Prosessen var på ingen måte problemfri, men Deichman lyktes ved at ledelsen sto stødig også i de mer krevende takene. Ved at det ble vist evne og vilje til å skjære gjennom og stå for de valgene som ble gjort, ble aksepten for beslutningene gradvis bredere.
Så kan man alltid spørre om endringsreisen ble for omfattende og for dyr i forhold til resultatene. Alternativet ville sannsynligvis vært et dårlig fungerende bibliotek og dårlig arbeidsmiljø i lang tid, noe som ville blitt adskillig dyrere. Det ville også gitt dårlig uttelling for de store investeringene som er gjort i et nytt og flott bygg. Erfaringene viser at de investeringene man gjør i et grundig arbeid i starten av en slik endringsreise, har man igjen mange ganger videre utover i prosessen.
Aud er utdannet samfunnsøkonom fra UiO, har en PhD i corporate governance fra University of Wolverhampton og er tilknyttet Universitetet i Sørøst Norge som associate professsor. Før Aud begynte i A-2 arbeidet hun ved Høgskolen i Telemark, BI, Rambøll AS, Buskerud Bedriftsrådgivning, Skatteskoleetaten, Orkla Industrier, Finansdepartementet og Skattedirektoratet, samt som rådmann i Larvik og Sirdal.
Aud har en omfattende erfaringsbakgrunn fra offentlig sektor knyttet til ledelse og organisasjonsutvikling. Hennes kompetanseområder er organisasjonsutvikling og endringsprosesser, ledelse, kompetanseutvikling, utredninger og analyse, evalueringer, prosjektstyring, statistikk og tallberegninger, samt strategiprosesser
