– om behovskartlegging ved kjøp av IT-tjenester.

Om du ikke vet hvilke behov virksomheten din har, spiller det i grunn liten rolle hvilke IT-tjenester du kjøper. Grundig behovskartlegging må til, ellers ender du fort opp med løsninger og tjenester som hverken løser behovene eller understøtter strategien til virksomheten.

A-2 Norge AS bistår offentlige og private virksomheter med IT-anskaffelser, og vi ser det samme som Sintef har avdekket: god innsikt i de reelle utfordringene som skal ivaretas, vil være avgjørende for at anskaffelsesprosessen skal lykkes. En skulle tro det var åpenbart, men det er det åpenbart ikke.

Det er hovedsakelig fire steg som må gjennomføres i en vellykket behovskartlegging:

1. Identifisere og avdekke behovene til alle interessenter
2. Basert på behovene, definere målene med anskaffelsen
3. Avklare kompetansen man ønsker leverandøren skal tilføre
4. Hva kan markedet levere?

Dessuten er det nødvendig å kunne kommunisere og dokumentere behovene og kravene til leverandørene på en utvetydig måte, samt kartlegge hvilken kompetanse virksomheten selv må stille opp med etter at leverandør er valgt.

Mindre antagelser, mer struktur

Det kan ofte være fristende å basere en anskaffelsesprosess på antagelser om utfordringene i organisasjonen samt behovene til kunder, brukere og ansatte. Det er dog svært risikabelt. Vår anbefaling er at behovskartleggingen gjennomføres som en strukturert prosess med fokus på fire områder:

1. Konkurransemessige fortrinn

Hvordan skal anskaffelsen sikre konkurransemessige fortrinn? Hvilke behov skal anskaffelsen dekke, og hvilke gevinster vil vi oppnå? Hvordan beskrive behovene uten å beskrive løsningen? En feil som ofte gjøres er at behovene beskrives på et for overordnet nivå, eller at man tar utgangspunkt i det man har i dag, og at kravspesifikasjonen blir en kombinasjon av dagens løsning og for overordnede krav. Behovskartleggingen må sikre at kravene gir virksomheten et tilstrekkelig løft for fremtiden, og gi leverandøren mulighet til å foreslå innovative løsninger. Kravene må likevel være så konkrete at det er mulig å sammenligne løsninger og om leveransene oppfyller kravene.

2. Kostnadsreduksjoner

Drivkraften bak outsourcing er ofte å oppnå kostnadsreduksjoner, mens det forretningsområdene egentlig forventer, er bedre kvalitet og økt forutsigbarhet på IT-tjenestene. Ensidig fokus på kostnadsreduksjoner vil ofte ikke gi forventet resultat med mindre behovskartleggingen også ser på totale kostnader og gevinster for virksomheten. Det vil gi en bredere plattform, grunnlag for økt forståelse og mer realistiske forventninger.

3. Kontinuerlig forbedring

Hvilke incitamenter skal ligge i kontrakten for å stimulere til kontinuerlig forbedring? Virksomheten bør selv ha et program for kontinuerlig forbedring slik at dette ikke blir noe som leverandøren skal definere og ivareta nærmest på egenhånd. Kontinuerlig forbedring vil typisk kunne styres ved at leverandøren rapporterer på KPIene for de sentrale leveransene i henhold til avtalen (for eksempel servicenivå pr. tjeneste).

4. Effektiv anskaffelse- og leverandørstyring

Erfaring viser at store organisasjoner kan hente store effektivitetsgevinster ved å slå sammen flere kontrakter i én større avtale. Dette kan gi reduserte administrasjonskostnader hos kunden, samtidig som leverandøren proaktivt kan bidra til forenklinger og sanering. Større kontrakter med økt ansvar vil stille enda større krav til styring av leverandørene og dermed økt behov for profesjonalisering av leverandørstyringen. I følge Gartner er for lite fokus på leverandørstyring den viktigste årsaken til at virksomheter mislykkes med outsourcing.

På tide å ta grep

Sviktende behovskartlegging og manglende kompetanse fører i mange tilfeller til urealistiske krav, mens det andre ganger fører til helt feil bestilling. Ledelsen må sitte i førersetet hele veien og sikre at de innovative folkene er med i behovskartleggingen, i kombinasjon med fagressurser. Med de rette grepene kan flere IT-anskaffelser bedre tilfredsstille forventninger og behov.

Karl Egil Stubsjøen
Seniorrådgiver i A-2 Norge AS

Denne artikkelen er publisert i Dagens Perspektiv