Vår erfaring og ABC for offentlig anskaffelse av ERP-løsning sier at den tradisjonelle fremgangsmåten med omfattende kravsetting opp mot leverandørens løsnings-beskrivelse og risikofordeling bør utfordres i samråd med kompetente og erfarne rådgivere.

Når det offentlige (stat, fylke eller kommune) skal erstatte eller kjøpe nytt ERP-system må det skje i samsvar med en rekke lover og regler. Regelverket sier noe om hvordan man skal gå frem og hva som kan avtales. Loven om offentlige anskaffelser krever at det offentlige kunngjør behovet slik at leverandørmarkedet får kunnskap og kan konkurrere om kontrakten.

Behovet for å erstatte og kjøpe nytt ERP-system åpner for muligheter som kan gi bedre løsninger og andre måter gjennomføre oppgaver på. Markedet tilbyr ulike løsninger og leveransemodeller som møter krav til ERP-systemer for offentlige virksomheter. Mulighetsrommet påvirkes av i hvilken grad virksomheten kan og vil endre sine arbeidsprosesser og oppgaver. Behovet som skal dekkes i ERP-løsningen som velges, vil i stor grad påvirkes av den rammen virksomheten beslutter for sitt behov. Det handler om valg som gjøres i forberedelsesfasen før kunngjøring av anskaffelsen.

I tillegg til behov handler det også mye om hvilken strategi virksomheten velger. Noen offentlige virksomheter søker mest mulig kontroll med ERP-løsningen eller vil endre minst mulig i forhold til hvordan det gjøres i dag. Andre virksomheter ønsker å endre seg og vil nyttiggjøre seg ny funksjonalitet i ERP-løsninger. Noen virksomheter vurderer også nye leveransemodeller som påvirker roller og oppgaver i egen virksomhet, ofte som ledd i sin strategi for digital transformasjon. Valg av en strategisk tilnærming til ERP-løsningen hvor man ser på denne delen i en helhetlig portefølje av systemer og løsninger kan gi veldig ulike resultater og påvirke mye mer i virksomheten enn hva man tidligere tradisjonelt har erfart.

Vi i A-2 mener det er verdifullt og viktig å skaffe seg nye perspektiver knyttet til ERP-løsninger før anskaffelsesprosessen settes i gang. Da vil resultatet bedre kunne møte ambisjoner om digitalisering og transformasjon i virksomheten, slik at den blir mer datadrevet fag- og oppgaveorientert og muliggjør bruk av nyere og kraftigere teknologiske verktøy og løsninger på tvers.

Nedenfor har vi laget en enkel ABC for hvordan komme riktig i gang med planlegging, diskusjon og vurderinger før oppstart av et offentlig anskaffelsesprosjekt for kjøp av ny ERP-løsning. Den enkle ABC’en sier noe om tre sentrale elementer;

Offentlig anskaffelse av ERP
Krav til ERP-løsning og implementering
Bruk av kontrakt for ERP

Offentlig anskaffelse

Offentlig anskaffelse av ERP-løsning innebærer at det er nødvendig å ta stilling til hva som er egne behov. Det gjelder i forhold til løsningens funksjonalitet, tjenester, tekniske spørsmål, implementeringsbehov, ulike leveranse-, pris- og avtalemodeller. Tilleggsdimensjonen for offentlige virksomheter som kan virke komplisert er at fremgangsmåten er strengt lovregulert. Arbeidsprosessen med å anskaffe og velge leverandør er styrt av lovregler og forskrifter som må følges. I tillegg følger det krav til informasjonssikkerhet, personvern, etc. som også gjelder for ERP-løsninger. Erfaringsmessig «dykker» mange offentlige virksomheter ned i disse temaene for tidlig og før man rekker å sette behovet inn i en større sammenheng. Hvis virksomheten ønsker eller har en strategi om å se ERP-anskaffelsen som en del av en helhet for endring og digital transformasjon, så må flere andre løsninger som ERP-løsningen relaterer til med i vurderingene. Da øker også behovet for og viktigheten av å tidlig vurdere og planlegge aktiviteter og anskaffelser i en større helhet.

Vi mener at allerede på et tidlig stadium, og helst før start av en ERP-anskaffelsen bør man bruke erfarne rådgivere. Gode rådgivere vil bl.a. kunne gi innspill og hjelpe virksomheten med dialog med leverandører i forkant av formell oppstart av en anskaffelse. Markedsdialog gir en svært god mulighet til å få oppdatert kunnskap om ERP-løsninger i markedet, hvordan disse vurderes av andre kunder, hva mulighetsrommene er og gode indikasjoner knyttet til tid og kostnader for et ERP-anskaffelsesprosjekt. På denne måten kan A-2 gi dere hjelp og innspill til å justere behov og ambisjoner innenfor mulighetsrommet innenfor regelverket på en god måte. Det bidrar videre til bedre planer og arbeidsprosesser for virksomhetens behov.

Behovet for kravsetting av ERP-løsningen og implementasjon

I lang tid har både offentlig og private virksomheter utarbeidet kravspesifikasjoner for ERP-løsningene som anskaffes. Et tradisjonelt tilbudsgrunnlag har typisk en kravspesifikasjon med detaljerte og spesifikke krav knyttet til løsningens funksjonalitet, teknologi, arkitektur, sikkerhet, personvern, support og vedlikehold, samt til innføring av løsningen. Kravene blir en del av konkurransegrunnlaget som leverandøren tar stilling til i sin tilbudsbesvarelse.

Erfaringsmessig krever arbeidet med å utforme et slikt detaljert tilbudsgrunnlag både kompetanse og erfaring som de færreste virksomheter har selv. Arbeidet vil også innebære en krevende prosess med mange involverte, som igjen er en kilde til misforståelser, mangler og feil i tilbudsgrunnlaget. En feil kan oppstå eller forplante seg gjennom alle faser av anskaffelsesprosjektet. I noen tilfeller oppdages heller ikke feil og mangler før ERP-løsningen tas i bruk, enten i løsningen selv eller ved at den viser seg i andre systemer og løsninger. Det er en av flere forklaringer på hvorfor mange ERP-prosjekter blir både dyrere og mer tidkrevende, og kanskje også en dårligere løsningsdesign enn forventet.

Vi mener at et sentralt spørsmål for virksomheten er om det skal kjøpes en ERP-løsning som hyllevare eller som standardisert tjeneste uten større behov for tilpasninger og skreddersøm? Må eventuelt alle behov dekkes av ERP-løsningen, eller kan det finnes løsninger og tilpasninger utenfor som gir (tilnærmet) samme resultat? Kan det være at dagens ERP-løsninger er så modne og fleksible at leverandørenes standardløsninger lar seg brukes som de er (as-is) i virksomheten? For offentlige virksomheter er det samtidig relevant å spørre om løsningen vil samsvare og utvikle seg i takt med endringer og nye norske lover og regler til riktig tid videre fremover uten spesialtilpasninger. Hva med andre krav til informasjonssikkerhet, personvern, dataforvaltning og bruk av AI i tillegg til de detaljerte kravene knyttet til registreringer av transaksjoner, lønn og avgifter? Her er det mulig å bruke mye tid og ressurser hvis man ikke har avklart hvilket behov som skal løses, og derfor kan det være verdifullt å knytte til seg gode rådgivere.

Tidlige og gode vurderinger knyttet til kravsetting av ERP-løsningen og implementasjon bør gjøres slik at virksomhetens behov møtes best mulig. A-2 anbefaler å engasjere en erfaren rådgiver så tidlig som mulig i forberedelsesfasen og før prosjektet iverksettes.

Valg av kontrakt

Valg av kontrakt er et sentralt spørsmål i en offentlig anskaffelse av ERP-løsning. Kontrakten skal inngå i konkurransegrunnlaget. Offentlige virksomheter bruker Statens standardavtaler (SSA). Siden det ikke finnes en egen SSA for ERP, blir spørsmålet hva man skal gjøre for å dekke avtalebehovet for ERP-løsningen. En helhetlig kontrakt for ERP-anskaffelse omfatter kjøp av lisens, konfigurering, tilpasninger, implementering, støtte/support, opplæring og vedlikehold for drift og forvaltning. Spørsmålet om valg av kontrakt er sterkt knyttet til spørsmålet om hvilken ERP-løsning som kjøpes; er det en standardløsning eller skreddersøm med utvikling? Videre er det et spørsmål valg av leveransemodell med fordeling av roller og ansvar for levering, drift og vedlikehold av ERP-løsningen.

En skreddersydd ERP-løsning med utviklingsarbeid gir et annet og normalt mer komplisert risikobilde for alle fasene enn ved kjøp av en standard hyllevareløsning. Det gir et komplisert avtaleverk, ofte med flere kontrakter. Et annet forhold gjelder ansvarslinjer og grensesnitt som oppstår ved bruk av flere leverandører i stedet for bare en. Behov for fleksibilitet i kontrakten for omfang og tid kan også gi innebære økt kompleksitet i reguleringer for gjennomføringen. Valg av prisingsmodell i kontrakt er et eget tema. Et annet aspekt ved valg av kontrakt er konsekvenser for krav til avtalekompetanse, avtalehåndtering og avtaleforvaltning i egen virksomhet.

A-2 mener det er klokt å engasjere og bruke erfarne rådgivere i en tidlig fase og eventuelt bringe inn eksperter for særlige problemstillinger. Det vil sikre at valg av kontakt henger godt sammen med strategiske behov og valgt tilnærming for ERP-løsningen. Det vil overordnet også redusere potensialet for komplikasjoner senere ut i gjennomføringen av offentlig anskaffelse av ERP-løsningen.